Hóa đơn xuất khi nào và gửi bằng đường nào

Hóa đơn được xuất dưới dạng điện tử theo đúng thông tin doanh nghiệp và gửi về email ngay sau khi giao hàng xong. Điều đáng lưu ý nằm ở phía trước đó: tên công ty, mã số thuế và địa chỉ nên được gửi sang bên bán ngay từ lúc đặt, chứ không phải chờ tới ngày giao. Xuất sai rồi phải hủy và xuất hóa đơn điều chỉnh là việc mất thời gian gấp nhiều lần so với kiểm tra kỹ một lần lúc đầu, và nó thường rơi đúng vào tuần bận nhất trước rằm.

Thanh toán theo cách nào, đơn lớn có phải đặt cọc không

Đơn doanh nghiệp gần như luôn thanh toán bằng chuyển khoản. Với đơn giá trị lớn, cách phổ biến là đặt cọc một phần lúc xác nhận rồi trả nốt khi nhận hàng. Chỗ cần thống nhất trước là hóa đơn sẽ xuất tương ứng với đợt thanh toán nào, vì điều đó quyết định khoản chi rơi vào kỳ kế toán nào. Với công ty có hạn khóa sổ quý nằm gần Trung thu, một câu trao đổi lúc đặt hàng tránh được việc phải giải trình lệch kỳ về sau.

Vì sao nên chốt đơn sớm hơn hạn khóa sổ

Chuỗi việc sau khi giao hàng gồm nhận hóa đơn, đối chiếu thông tin, phát hiện sai thì yêu cầu xuất lại, rồi mới hạch toán. Chuỗi đó cần thời gian đệm, và đơn đặt sát ngày thì không còn đệm nào. Công ty cần đưa khoản chi vào đúng kỳ nên lùi ngày chốt đơn lên trước hạn khóa sổ ít nhất một tuần, thay vì đặt sát rằm rồi ngồi chờ hóa đơn về kịp. Phần dự toán có thể lập trước từ giá niêm yết trong bảng giá và chiết khấu 2026, sau đó điều chỉnh lại theo mức chiết khấu áp cho đúng số lượng của công ty.

Giao nhiều chi nhánh thì hóa đơn xuất thế nào

Hàng giao ra bao nhiêu điểm cũng không làm thay đổi việc xuất hóa đơn: hóa đơn vẫn xuất theo thông tin của đơn vị đặt hàng, dù bánh về mười nhà máy khác nhau. Điều cần làm là gửi trước danh sách điểm giao để bên bán chia tuyến và chuẩn bị chứng từ đi kèm từng chuyến cho khớp. Cách lập danh sách điểm giao và những chỗ hay sai nằm trong bài giao bánh trung thu tới nhiều chi nhánh, nhà máy và điểm ở tỉnh.

Xem thêm các bước chuẩn bị trước khi đặt hàng số lượng lớn trong bài kinh nghiệm mua bánh trung thu sỉ, giá gốc cho doanh nghiệp.

Bốn thông tin phải gửi đúng ngay từ đầu

Bốn thứ đó là tên công ty đầy đủ theo đăng ký kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ ghi trên giấy phép, và email nhận hóa đơn điện tử. Sai bất kỳ cái nào trong bốn cũng dẫn tới phải hủy và xuất lại. Cách chắc nhất là copy thẳng từ giấy phép kinh doanh hoặc từ một hóa đơn cũ, đừng gõ lại theo trí nhớ - tên công ty dài và có dấu là chỗ sai nhiều nhất, thường lệch một chữ trong phần loại hình doanh nghiệp.

Chốt trước thời điểm xuất hóa đơn nếu đơn nằm gần cuối kỳ

Đơn có đặt cọc rồi trả nốt khi nhận hàng tạo ra hai mốc thanh toán, và hóa đơn gắn với mốc nào là thứ nên thống nhất bằng lời ngay khi đặt. Nếu công ty cần khoản chi này nằm trong quý ba, hãy nói rõ điều đó với bên bán để họ sắp lịch xuất cho khớp. Đây là loại việc mất một phút lúc đặt hàng nhưng mất cả buổi để sửa nếu bỏ qua.

Ngoài hóa đơn còn nên giữ những giấy tờ nào

Hai thứ nên giữ cùng hóa đơn là biên bản giao nhận có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp, và bảng kê chi tiết theo từng mã bánh kèm số lượng nếu đơn gồm nhiều thương hiệu và nhiều mức giá. Bảng kê này thực ra hữu dụng ngoài mục đích kế toán: tới ngày phát quà, đây là căn cứ duy nhất để đối chiếu nhóm nào nhận hộp nào khi trong kho có bốn năm loại hộp trông na ná nhau. Bộ hồ sơ đầy đủ của một đơn quà Trung thu, từ tờ trình đến biên bản giao nhận, nằm trong bài hồ sơ một đơn quà Trung thu. Riêng phần điều kiện để khoản chi này được tính vào chi phí và cách xử lý thuế thu nhập cá nhân, xem chi phí quà Trung thu tặng nhân viên: bốn câu phòng kế toán hay hỏi.

Ba tình huống hay phải xuất lại hóa đơn

Thứ nhất là công ty đổi địa chỉ đăng ký trong năm nhưng phòng hành chính vẫn gửi địa chỉ cũ vì lấy từ file lưu sẵn. Thứ hai là đơn do công đoàn cơ sở chi tiền nhưng thông tin gửi sang lại là của công ty, hoặc ngược lại. Công đoàn và công ty là hai pháp nhân khác nhau về mã số thuế, nên phải nói rõ ngay từ khi chốt đơn bên nào đứng tên hóa đơn. Thứ ba là chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của người phụ trách rồi xin hóa đơn tên công ty, phần này khiến bộ chứng từ không khớp nhau.

Cả ba đều tránh được bằng một việc: gửi thông tin xuất hóa đơn cùng lúc với việc xác nhận đơn, và để kế toán xem qua trước khi gửi thay vì để bộ phận đặt hàng tự điền.

Cần gửi gì cho chúng tôi

Khi chốt đơn, quý khách gửi bốn thông tin xuất hóa đơn kèm số lượng và ngày giao mong muốn. Chúng tôi gửi lại báo giá có đầy đủ mã số thuế và thông tin pháp nhân để đính vào tờ trình, sau đó xuất hóa đơn điện tử theo đúng thông tin đó sau khi giao hàng. Liên hệ 0944 007 500 (Ms. Thúy) hoặc 0966 496 099 (Ms. Dung). Phần dự toán có thể lập trước từ bảng giá sỉ và mức chiết khấu 2026.