Bài viết cho người phụ trách mua hàng, hành chính hoặc nhân sự đang phải tự dựng bộ hồ sơ cho một khoản chi mà cả năm chỉ làm đúng một lần, nên không có thói quen sẵn để dựa vào. Phần thuế và hạch toán nằm ở bài riêng, đây chỉ bàn giấy tờ.
Sáu giấy tờ, ai lập và lập vào lúc nào
| Giấy tờ | Ai lập | Thời điểm | Dùng để |
|---|---|---|---|
| Tờ trình / đề xuất mua sắm | Bộ phận đề xuất (nhân sự, hành chính, công đoàn) | Trước khi hỏi giá chính thức | Xin phê duyệt ngân sách và phương án quà |
| Báo giá | Nhà cung cấp | Sau khi có số lượng và mức chi dự kiến | Đính kèm tờ trình, làm căn cứ so sánh |
| Hợp đồng / đơn đặt hàng | Nhà cung cấp soạn, hai bên ký | Khi chốt đơn | Ràng buộc số lượng, giá, thời gian giao |
| Chứng từ thanh toán | Kế toán bên mua | Theo tiến độ trong hợp đồng | Chứng minh đã thanh toán |
| Biên bản giao nhận | Nhà cung cấp mang theo, hai bên ký | Ngày giao hàng | Xác nhận số lượng thực nhận, tình trạng hàng |
| Hoá đơn giá trị gia tăng | Nhà cung cấp | Sau khi giao hàng | Hạch toán chi phí, khấu trừ thuế đầu vào |
Ngoài sáu thứ trên, nhiều doanh nghiệp còn cần một danh sách nhận quà có ký nhận của từng người. Đây là chứng từ nội bộ, bên bán không cấp được, nhưng nên chuẩn bị mẫu sẵn trước ngày phát vì lúc phát quà thì không ai có thời gian dựng biểu mẫu.
Tờ trình thiếu gì thì hay bị trả lại
Thứ khiến tờ trình quay về bàn người đề xuất thường không phải con số tổng, mà là câu hỏi vì sao chọn phương án này chứ không phải phương án kia. Bốn thứ nên chuẩn bị sẵn để trả lời trước câu hỏi đó:
- Số lượng người nhận, tách theo nhóm. Công nhân, nhân viên văn phòng, quản lý, đối tác, mỗi nhóm một dòng với số lượng cụ thể.
- Mức chi mỗi phần và tổng tiền, kèm mức chi năm trước nếu có, để người phê duyệt thấy được sự thay đổi.
- Ít nhất hai phương án, ví dụ hai hãng khác nhau hoặc hai mức hộp khác nhau, kèm ảnh hộp và bảng giá bản PDF. Tờ trình chỉ có một phương án thường bị hỏi "còn cái nào khác không".
- Mức chiết khấu đã đàm phán được, ghi rõ tính trên tổng đơn hay từng mã. Đây là phần chứng minh người đề xuất đã làm việc, không chỉ lấy giá niêm yết.
Bảng giá bản PDF theo từng hãng có ở trang bảng giá và chiết khấu, tải về đính vào tờ trình được luôn.
Bảy điều khoản nên đọc kỹ trước khi ký
Hợp đồng mua bánh trung thu thường chỉ vài trang, nhưng có bảy chỗ mà nếu viết chung chung thì tới lúc phát sinh sẽ không có gì để bám vào:
- Danh mục hàng theo từng mã bánh, không ghi gộp kiểu "bánh trung thu hộp 4 bánh". Mã bánh phải đúng tên hãng công bố.
- Đơn giá, mức chiết khấu và cách tính chiết khấu. Ghi rõ tính trên tổng giá trị đơn hay trên từng mã.
- Giá đã gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa. Chỗ này nếu để mơ hồ thì tổng tiền thanh toán lệch so với dự toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng, gồm cả danh sách nhiều điểm nếu có, và bên nào chịu chi phí giao.
- Cách xử lý hàng lỗi khi nhận: hộp móp méo, thiếu số lượng, sai mã. Ai đổi, trong bao lâu.
- Tiến độ thanh toán: đặt cọc bao nhiêu phần trăm, khi nào, phần còn lại khi nào.
- Điều kiện thay đổi số lượng. Danh sách nhân sự thay đổi trong tháng 9 là bình thường, nên có một dòng cho phép điều chỉnh trong một khoảng nhất định trước ngày giao.
Điều khoản cuối là thứ người mua hay bỏ qua nhất nhưng lại cứu được nhiều đơn nhất. Danh sách nhân sự tháng 9 biến động là chuyện bình thường, và tăng thêm vài chục suất sát ngày thì phụ thuộc hoàn toàn vào việc hãng còn hàng hay không. Cách chắc hơn là chốt số lượng dư ra một khoảng nhỏ ngay từ đầu, thay vì trông vào khả năng bổ sung.
Cọc bao nhiêu và cọc để làm gì
Với đơn giá trị lớn, cách thường dùng là cọc một phần lúc xác nhận rồi trả nốt khi nhận hàng. Khoản cọc ở đây có lý do vận hành thật chứ không phải thủ tục: từ lúc nhận cọc, nhà phân phối phải giữ đúng số lượng và đúng mã bánh cho đơn đó, trong khi lượng hàng hãng phân bổ cho cả mùa là hữu hạn.
Ba điều cần thống nhất bằng văn bản:
- Mức cọc và thời điểm nộp - thường là một phần giá trị đơn hàng khi xác nhận đơn, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng. Mức cụ thể tuỳ giá trị và thời điểm đặt, trao đổi trực tiếp khi chốt đơn.
- Cọc được trừ vào tổng tiền hàng, ghi rõ trong hợp đồng để kế toán đối chiếu.
- Trường hợp hủy đơn thì cọc xử lý thế nào, mốc thời gian nào còn hoàn được.
Chúng tôi nhận thanh toán bằng chuyển khoản theo thông tin trên báo giá hoặc hợp đồng. Thanh toán chuyển khoản đúng tên đơn vị là điều kiện cần cho phần chứng từ, nên tránh chuyển từ tài khoản cá nhân rồi xin hoá đơn tên công ty.
Biên bản giao nhận: giấy quan trọng nhất trong ngày giao
Biên bản này ghi đúng ba thứ: số lượng thực nhận theo từng mã, tình trạng hàng lúc nhận, và ngày giờ. Nếu vài hôm sau phát hiện thiếu hộp hoặc hộp hỏng, đây là căn cứ duy nhất còn lại để đối chiếu.
Việc doanh nghiệp cần chuẩn bị là cử sẵn một người có thẩm quyền ký nhận, đừng để bảo vệ hay người trực cổng ký thay. Với đơn cả nghìn hộp giao đúng giờ tan ca, đây là khâu hay bị làm cho xong nhất, và tới ngày phát quà mới phát hiện thiếu thì không còn gì để nói.
Hàng của chúng tôi được kiểm đếm cùng đại diện doanh nghiệp ngay khi giao. Hộp móp méo hoặc hư hỏng do vận chuyển được đổi mới trong thời gian sớm nhất. Cách kiểm cụ thể nên kiểm gì nằm trong bài biên bản nghiệm thu khi giao hàng.
Thông tin xuất hóa đơn phải chốt trước ngày giao
Hoá đơn xuất sai thông tin phải huỷ và xuất lại, và việc này rơi vào tuần cao điểm trước rằm thì rất mất thời gian. Nên gửi trước cho nhà cung cấp: tên đơn vị đúng theo đăng ký, mã số thuế, địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, email nhận hoá đơn.
Một chi tiết hay bị lẫn: nếu công đoàn cơ sở là bên chi tiền thì hoá đơn xuất cho công đoàn, không xuất cho công ty. Hai bên khác nhau về mã số thuế nên phải nói rõ từ khi chốt đơn.
Chúng tôi xuất hoá đơn điện tử theo đúng thông tin doanh nghiệp và gửi qua email sau khi giao hàng. Chi tiết phần hoá đơn nằm trong bài những điều kế toán cần biết về hoá đơn VAT, còn phần đưa khoản chi này vào chi phí thì xem hạch toán chi phí quà Trung thu.
Ba lỗi khiến cả bộ hồ sơ phải dựng lại
Chốt đơn qua tin nhắn rồi mới xin hợp đồng. Sau khi hàng đã giao thì hợp đồng chỉ còn là hình thức, và mọi điều khoản bảo vệ người mua đã mất tác dụng. Hợp đồng phải có trước ngày giao.
Báo giá không có mã số thuế của bên bán. Báo giá chỉ có tên website và số điện thoại thì không đính vào tờ trình được, và phải xin lại đúng lúc gấp.
Thông tin xuất hoá đơn chốt sau khi giao hàng. Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng dễ tránh nhất: gửi thông tin xuất hoá đơn ngay khi xác nhận đơn, không đợi tới ngày giao.
Nếu quý doanh nghiệp cần mẫu hợp đồng và báo giá đúng định dạng để trình duyệt, gửi cho chúng tôi số lượng dự kiến và thông tin đơn vị, chúng tôi chuẩn bị trong ngày. Gọi hoặc Zalo 0944 007 500 (Ms. Thúy) và 0966 496 099 (Ms. Dung). Xem thêm quy trình đặt hàng 4 bước để biết mỗi bước chúng tôi làm gì.
Phần thương lượng giá và số lượng diễn ra trước khi tới bước giấy tờ, nằm trong bài kinh nghiệm mua bánh trung thu sỉ giá gốc từ nhà phân phối.
